Criado pelo governo federal com a edição do Decreto 8.373/14, o eSocial é um sistema de coleta e armazenamento de informações em ambiente virtual. Qualquer pessoa que contratar prestador de serviço pessoa física e tiver alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, deverá enviar informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias ao governo federal, em função dessa relação jurídica de trabalho.

Aprovada pela Portaria Conjunta SEPRT/RFB 33, de 6 de outubro deste ano – publicada no Diário Oficial da União (DOU) de 7 de outubro e retificada em 2 de dezembro) – a nova versão S-1.1 do eSocial implementou quatro novos eventos a serem informados:

  • S-2500 – Processo Trabalhista
  • S-2501 – Informações dos Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista
  • S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista
  • S-5501 – Informações Consolidadas de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista


S-2500 – Processos Trabalhistas

Deverão ser declaradas no evento S-2500, independentemente do período abrangido pelas decisões/acordos, as informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo, assim como as bases de cálculo para recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e da contribuição previdenciária do Regime Geral da Previdência Social (RGPS), por competência, decorrentes de processos trabalhistas.

O prazo para envio das informações será até o dia 15 do mês subsequente à data:

  • do trânsito em julgado da decisão líquida proferida no processo trabalhista;
  • da homologação do acordo judicial;
  • da decisão homologatória dos cálculos de liquidação da sentença; ou
  • da celebração do acordo na Comissão de Conciliação Prévia (CCP) ou no Núcleo Intersindical (Ninter), ainda que não haja contribuição previdenciária, FGTS ou Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) a recolher.

Como fato gerador para transmissão de informações decorrentes de homologação de acordo ou trânsito em julgado das decisões mencionadas nos itens (i) à (iv), deverá ser considerada a data de 1º de janeiro de 2023 em diante.

O Manual de Orientação do eSocial prevê que o evento S-2500 tem processamento independente dos demais eventos, ou seja, os eventos do eSocial não dependem do preenchimento do evento S-2500 para ser transmitido.

Os eventos não devem ser utilizados para informações relativas a processos de trabalhadores vinculados ao RGPS ou ao RPPS que sejam da competência da Justiça comum ou da Justiça Federal.

O responsável pelo envio das informações é quem pagará a condenação, seja ou não o empregador – como, por exemplo, nas situações em que há a responsabilização subsidiária ou solidária.


S-2501 – Informações dos Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista

No evento S-2501, serão declarados os valores do (IRRF) e das contribuições sociais previdenciárias, inclusive as destinadas a Terceiros, incidentes sobre as bases de cálculo constantes das decisões condenatórias e homologatórias de acordos que foram informadas no evento S-2500.

Deve ser enviado um evento S-2501 para cada processo trabalhista, independentemente do número de trabalhadores incluídos como parte no processo. Caso a decisão judicial ou acordada autorize o pagamento dos valores devidos em parcelas, para cada parcela quitada deverá ser transmitido um evento S-2501. Isso permitirá registrar as informações dos tributos que estão sendo quitados a cada parcela paga.

Diferentemente do evento S-2500, o S-2501 não deve ser enviado se não houver contribuição previdenciária ou IRRF a recolher. Nos casos em que houver depósito judicial que garanta a integralidade do recolhimento dos tributos, não é preciso enviar esse evento, já que o recolhimento será feito mediante ordem judicial. No entanto, caso o depósito judicial não garanta a integralidade do recolhimento dos tributos, esse evento deve ser enviado com os valores remanescentes.

O prazo para envio do evento será até o dia 15 do mês subsequente ao pagamento estipulado na decisão/acordo proferido no processo trabalhista ou no acordo celebrado na CCP ou no Ninter.


S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista

Com relação ao evento S-3500, ele somente deverá ser enviado caso haja necessidade de tornar sem efeito um evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente.


S-5501 – Informações Consolidadas de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista

O evento S-5501 trata de um retorno do eSocial sobre o evento de S-2501, cujo objetivo é mostrar ao declarante, com base nas informações transmitidas, os tributos apurados (contribuições previdenciárias, contribuições devidas a outras entidades e fundos e o IRRF).


Como se preparar?


É essencial que empresas se preparem para lançar no eSocial as novas informações a partir de janeiro de 2023 (considerando o fato gerador de 1º de janeiro de 2023).

Para as empresas que utilizam sistemas de gerenciamento de processos judiciais, pode-se avaliar a viabilidade de criar campos específicos a serem preenchidos que correspondam aos mesmos dados requeridos pelo eSocial, o que facilitaria a obtenção das informações. Também é possível criar alertas específicos para os responsáveis sobre a necessidade de incluir determinada ação judicial no eSocial.

Para as empresas que não utilizam um sistema específico de gerenciamento de processos, será necessário acompanhar as ações judiciais para identificar o surgimento da obrigação de inserção de informações no sistema, a fim de cumprir o prazo estipulado para os eventos S-2500 e S-2501.

Para aqueles que utilizam ferramentas de gerenciamento de folha de pagamento, outra opção é verificar com o provedor da ferramenta a possibilidade de novas soluções tecnológicas que extraiam as informações relativas aos processos trabalhistas e as enviem ao eSocial.

De todo modo, é importante criar um fluxo de envio das informações ao eSocial, evitando-se perder o prazo de inserção das informações.


Penalidades

O eSocial não é uma obrigação em si, mas uma forma de enviar informações sobre o cumprimento de obrigações tributárias e trabalhistas. A não observância do envio das informações acarreta o pagamento de multas administrativas previstas na legislação trabalhista e previdenciária. Como exemplo, citamos as seguintes multas:

  • na legislação trabalhista, pelo não envio de informações relevantes da relação de trabalho, como previsto no artigo 41, parágrafo único, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – R$ 600 por empregado;
  • na legislação previdenciária, pelo não envio de informações relativas às contribuições previdenciárias, como previsto no artigo 283 do Decreto 3.048/99 e Portaria SEPRT nº 477/2021 – até R$ 265.659,51;
  • na Lei do FGTS, pelo não envio de informações relativas aos depósitos de FGTS, como previsto no artigo 23, § 1º, VII, da Lei 8.036/90 – R$ 100 a R$ 300 por empregado afetado; e
  • na legislação fiscal, como previsto nas Instruções Normativas 2005 e 2110 da Receita Federal (IN RFB 2005/21 e IN RFB 2110/22) – a depender da ocorrência de omissão de informação, incorreções nas informações fornecidas, falta de informações ou atraso na entrega das informações.

Faremos novas publicações sobre o tema nos próximos dias.