As recomendações das autoridades governamentais brasileiras de se evitar reuniões e aglomerações de pessoas para combater a disseminação do covid-19 no país preocuparam, até a edição da MP 931, as companhias abertas e o mercado em geral em relação ao prazo exigido para as assembleias gerais ordinárias de aprovação das contas anuais. Segundo o artigo 132 da Lei nº 6.404/76 (Lei das S.A.), as assembleias para tomada de contas dos administradores e aprovação das demonstrações financeiras devem ser realizadas nos quatro primeiros meses após encerrado o exercício social.

Para endereçar esta preocupação, foi editada a Medida Provisória MP 931, prorrogando o prazo para a realização das Assembleias Gerais Ordinárias até sétimo mês do exercício social e reconhecendo a possibilidade de que estas sejam realizadas de forma virtual por companhias abertas e fechadas, desde que seja franqueada a participação e o exercício do direito de voto pelo acionista a distância, nos termos de regulamentação a ser editada pela CVM e/ou pelo DREI, conforme aplicável. Neste artigo, abordamos as questões que orbitam a realização de Assembleias Gerais virtuais.

Atualmente, as assembleias gerais de acionistas são realizadas na sede social das companhias, majoritariamente de forma presencial, com o cumprimento de todas as formalidades impostas pela legislação aplicável para a validade do conclave, como registro de presença de acionistas em livro próprio, transcrição da ata em livro próprio e extração de certidão da respectiva ata para registro nas juntas comerciais. Essas formalidades pressupõem, via de regra, a presença física dos acionistas.

Considerando a atual pandemia de coronavírus, porém, tais encontros contrariam as recomendações de profissionais da saúde e de autoridades governamentais, já que, não raro, acionistas e assessores precisam se deslocar (muitas vezes de avião) até os locais onde são realizadas as assembleias. Diante dessa situação, é preciso esclarecer determinadas questões relacionadas à realização de assembleias inteiramente eletrônicas ou virtuais, conforme passou a ser facultado pelo ordenamento jurídico, até que tal possibilidade seja objeto de regulamentação específica em definitivo.

As assembleias eletrônicas ou virtuais são aquelas “que ocorrem totalmente por meio eletrônico, sem a presença física ou necessidade de reunião dos acionistas. Os acionistas acessam remotamente uma plataforma, por meio da qual se registram, através dos seus certificados digitais, discutem a ordem do dia e, em seguida, proferem seus votos. Todo esse processo ocorre a distância, permitindo que acionistas, em lugares diferentes do mundo, participem ao mesmo tempo de uma mesma assembleia, sem a necessidade de se locomover para um determinado local”.[1]

Sobre o tema, o parágrafo primeiro do artigo 121 da Lei das S.A. dispõe que “nas companhias abertas, o acionista poderá participar e votar a distância em assembleia geral, nos termos da regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários”. Do mesmo modo, o parágrafo primeiro do artigo 127 da Lei das S.A., que trata do livro de presença, dispõe que “considera-se presente em assembleia geral, para todos os efeitos desta lei, o acionista que registrar a distância sua presença, na forma prevista em regulamento da Comissão de Valores Mobiliários”. Ambos os dispositivos foram fruto de alterações da Lei das S.A. pela Lei nº 12.431/11, que visou não apenas recepcionar a possibilidade de os acionistas votarem a distância como também abarcar a possibilidade da “disponibilização de sistemas que possibilitariam a participação e votação remota e em tempo real dos acionistas”.

Até o momento, a Instrução CVM nº 481/19 (“ICVM 481”), entretanto, prevê como obrigação para as companhias somente a disponibilização do boletim de voto a distância. O boletim permite que o acionista vote a distância nas matérias a serem deliberadas na assembleia, mediante o seu preenchimento e envio à companhia com determinada antecedência. O envio pode ser feito diretamente à companhia pelo acionista ou por meio do agente de custódia ou do agente escriturador das ações da companhia em questão.

Mas mesmo tendo representado grande avanço, especialmente para evitar o absenteísmo dos acionistas, o boletim de voto a distância previsto na ICVM 481 é um instrumento limitado, pois não permite que o acionista participe dos debates e discussões travados durante a assembleia. O boletim de voto a distância não pode ser confundido com a realização da própria assembleia geral de acionistas em meio virtual, a qual deverá permitir que o acionista efetivamente participe da reunião, discutindo os temas apresentados, fazendo questionamentos à administração e proferindo seu voto de forma remota, porém concomitante à realização da assembleia.

Desde 2015, a CVM aponta a possibilidade de realização de assembleias virtuais. O tema foi posto em discussão por meio do relatório de audiência pública SDM nº 09/14, no qual se discutiram alterações à ICVM 481. A conclusão do relatório, entretanto, foi no sentido de deixar as assembleias virtuais como uma opção para as companhias, uma vez que, no entendimento da CVM, ainda não havia, à época, tecnologia suficiente para a realizá-las: “No processo de elaboração da minuta, foram feitos estudos sobre as tecnologias existentes para realização de assembleias virtuais e transmissão eletrônica de voto no momento da assembleia. A conclusão desses estudos foi de que, apesar de estarem evoluindo com celeridade, não há tecnologias suficientemente testadas que garantam a realização de uma assembleia virtual de maneira eficiente. Por isso, a CVM entendeu que não seria conveniente exigir que companhias adotassem essas tecnologias neste momento. É possível que no futuro, com o aumento do grau de confiabilidade dessas plataformas, a CVM reveja essa decisão. Por enquanto, e até para não inibir o desenvolvimento de tecnologias apropriadas, a assembleia virtual permanecerá a ser uma faculdade para as companhias.[2]

Como resultado das novidades introduzidas pela MP 931, tanto a Lei das S.A. como a ICVM 481 permitem que as companhias estruturem meios para realizar suas assembleias gerais ordinárias de forma virtual. Além de atender às recomendações recentes de saúde pública das autoridades governamentais, a medida pode ajudar a promover o aumento da participação dos acionistas nesses fóruns de discussão.

As questões mais complicadas a serem enfrentadas na implementação de assembleias gerais de acionistas em meio virtual, segundo a regulamentação a ser editada, são as relacionadas à tecnologia, uma vez que as plataformas utilizadas deverão assegurar que os acionistas consigam: (i) se identificar de forma apropriada (através de certificado digital); (ii) enviar os documentos de representação e demais documentos que lhes são solicitados de forma habitual através de meio digital, caso não os tenham enviado com antecedência; e (iii) participar e votar a distância, em tempo real.

Existem ainda outras questões de cunho legal a serem enfrentadas, mas para as quais as companhias podem estruturar soluções, sobretudo considerando o cenário de emergência atual. São elas:

  1. Necessidade de realizar a assembleia na sede social: tal questão foi abordada pela MP 931, a qual incluiu o §2º-A no artigo 124  da Lei das S.A., segundo o qual “regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários poderá excepcionar a regra disposta no § 2º[necessidade de realizar o conclave na sede social da companhia] para as sociedades anônimas de capital aberto e, inclusive, autorizar a realização de assembleia digital”.
  1. Formulário de Referência:[3] o Anexo 24 da ICVM 480/09 prevê campo próprio (“se a companhia disponibiliza sistema eletrônico de recebimento do boletim de voto a distância ou de participação a distância”) em seu item 12(h) para as companhias informarem se possuem sistema que permite a participação a distância do acionista (e não o mero exercício do direito de voto) em assembleias gerais. Por ora, como as companhias que queiram realizar assembleias virtuais não terão tempo para incluir os procedimentos envolvidos em seus formulários de referência, entendemos que o acionista pode ser norteado pelas informações prestadas pela companhia em aviso aos acionistas e na Proposta da Administração.
  1. Registro de presença em livro próprio: um documento eletrônico que espelhe o livro de presença de acionistas poderia ser disponibilizado em ambiente virtual da companhia, com acesso restrito para aqueles previamente credenciados mediante comprovação da condição de acionista. Ele deve ser assinado com o certificado digital.
  1. Condução dos trabalhos: mediante a assinatura virtual do livro de presença, o acionista receberia uma senha para acessar a videoconferência em que os trabalhos da assembleia geral serão conduzidos pela mesa, com a discussão das matérias da ordem do dia e as declarações de abertura e encerramento do conclave.
  1. Transcrição da ata em livro próprio com assinatura dos presentes: mediante a declaração de encerramento dos trabalhos, a ata seria lavrada durante a videoconferência e, uma vez aprovada por todos, reputar-se-ia assinada por todos, nos termos do artigo 21-V, parágrafo único, da ICVM 481/2009; e
  1. Extração de certidão da ata para apresentação ao registro: a administração da companhia extrairia a certidão da ata assinada digitalmente pelos membros da mesa e a apresentaria para registro na junta comercial aplicável. A certidão da ata é apresentada à junta comercial apenas autenticada pela mesa.

Sendo assim, os membros da administração, os auditores independentes da companhia e os acionistas participariam a distância. Ressalta-se, porém, que a possibilidade de realização da assembleia geral de acionistas de forma eletrônica não impõe, até o momento, que o acionista opte por participar do conclave por meio virtual. Desse modo, as companhias devem se preparar para receber acionistas que desejem comparecer presencialmente em sua sede social. Para isso, será necessário designar um profissional responsável por receber e verificar os documentos de tais acionistas, assumindo a função de secretário e/ou presidente da assembleia.

Em outras palavras, a assembleia geral realizada de forma virtual abre uma nova possibilidade para a participação do acionista que, por enquando, de forma alguma exclui a participação presencial. A companhia deve estar pronta para conciliar a participação de todos em ambas as modalidades de assembleia: virtual e presencial.

Com as recentes novidades trazidas pela MP 931 e o arcabouço legal e regulatório da CVM já existentes, é possível que as companhias abertas brasileiras realizem assembleias virtuais, conciliando-as com eventual participação presencial de acionistas. Caso a covid-19 continue avançando, mesmo com a prorrogação do prazo para a realização das Assembleias Gerais Ordinárias nos termos da MP 931, pode ser que as medidas de prevenção e isolamento social cessem me forma muito gradativa, impondo, ainda, que as tais Assembleias Gerais sejam realizadas de forma virtual a despeito da nova data limite (31 de julho de 2020).

[1] Botoselli, Ettore. “Assembleia Geral Eletrônica”. Revista de Direito Bancário e de Mercado de Capitais, vol. 75/2017, p.161-184.

[2] Relatório de Análise – Audiência Pública SDM nº 09/2014 – Processo CVM nº RJ-2011-13930. RJ, 2015, pág. 21.

[3] Botoselli, Ettore. “Assembleia Geral Eletrônica”. Revista de Direito Bancário e de Mercado de Capitais, vol. 75/2017, p.161-184.

*Informações atualizadas em 7 de abril de 2020.